很多人陷入了“瞎忙”，被拖延症困扰，这都是工作效益不高的表现。应从心态、效能、效率三个方面修炼，树立改变的信念，订立目标，用目标和计划区分轻重缓急，先做重要不紧急的事情，建立属于自己的规矩，根据“二八法则”分配事务，从而提高工作效益。
这个时代，很多人都忙忙碌碌。有人忙得充实，也有人感慨自己是“瞎忙”，忙到失去自我却还看不到成效。还能听到不少人抱怨，越忙拖延症越严重，明明有一周的时间写个报告，却被诸事打扰最后一天才开工，虽然打算好好写，最终却只能草草而就。
提高工作效益，能够帮助你更加清楚工作应如何安排，人生该怎样度过，也许能为你打开另一扇窗，在人生节点上做出更好的选择。
找出效益低下的原因
有人认为，只有在完成某个比较大的项目时才会谈到效益，平时的工作按部就班就好。其实，即便你正在处理一些小事，也值得思考“还有没有更有效益的完成方式”。
效益体现在每一件小事中
你可能在培训课堂上听到过讲师这样的要求：各位学员请小组内口头介绍姓名、职位，并写下对于课程的期望，你的期望就是我上课的重点。你会怎么做？很多人会乖乖按照要求，先轮流自我介绍，然后交流课程期望并由一个人写在白板纸上。结果，还没写一点儿，时间就到了。而有一个小组写了很多，他们没有做自我介绍，因为他们发现每个人都是有席卡的，也没有交流课程期望，而是大家同时各自在白板纸上写下了自己的期望。
“你的期望就是我上课的重点”，而只有学到了东西才体现了上课的效益。显然，向讲师反映学习需求，可以帮助自己更好地达成学习目标。你的效益不能取决于讲师给出的顺序，而应由自己的目标和行为决定。效益体现在每一件小事中——同一家公司，同一个老板，同样的工作，因为内心的梦想不同，思考方式不一样，做事顺序不一样，就导致了你和同事的不同的工作效益。每天每件小事累积下来，你和同事之间，就产生了难以逾越的鸿沟。
效益公式
根据做事的主动/被动，关注人/事两个维度，人的行为风格可以分为表现型（孔雀）、友善型（考拉）、分析型（猫头鹰）、控制型（老虎）四种。不同行为风格的人效益低下的原因各不相同。
不同行为风格的人效益低下的原因
这么多效益不高的原因，其实概括起来不外乎三类，一是心态弱，随波逐流、死守计划、畏难、懒惰；二是效能差，不明白该做什么，不该做什么；三是效率低，没有采取更高效的方式去完成工作。做好积极的心态准备，选择做正确的事，再将事情做正确，才能取得良好的工作效益。
效益公式
改变心态，进行自我管理
这个世界上，除了你自己之外，没有第二个人有义务让你幸福。你的时间和生命都掌握在自己手中——做喜欢的事，并从中取得效益，能够激发巨大的内驱力。同时，也应注意克服效益管理中的不良心态，控制反应，管理自我。
这些不良心态你也有
你每天忙忙碌碌，却自我感觉良好，因为你感觉到了充实。但这只能证明自己很忙，却不一定有效益。
你可能认为制订计划没什么用，反正计划赶不上变化。但是，计划至少能帮助你将长期任务碎片化。
你说我的时间管理习惯就是这样，改不了了。自己固步自封，别人更不可能代替你改变。
你认为重要的工作必须要大脑安静、数据整齐、同事配合才能做。这是将自己的效益交给环境负责。
真正的效益管理是事件管理，更是自我管理。必须要有发自内心改变的意愿，自我管理才能实现。
改变心态的关键在于控制反应
你的效益结果是由平时一点一滴的行为积累出来的，所以要想拥有良好的结果，就必须改变行为。人类行为学认为，人类行为的背后一定有其合理性。在感受到外界的刺激以后，你的大脑就会做出一系列思考的反应，从各个方案里挑出一个最有道理或最有利的方案指导你去行动，从而产生效益。这些行为会反过来刺激外界，形成一个效益圈。
每个人由于天性、经历、教育背景不同，对事件的反应也不一样。菲斯汀格法则认为，生活的10%是由发生在你身上的事情组成，而另外的90%则由你对所发生事情如何反应决定。你改变不了事情的发生，却能控制自己对事情的反应，这是改变行为的关键。
确立目标，才能更好发挥效能
就如何取得更好的社会地位而言，有目标比没有好，长远目标比短期好，清晰的目标比模糊的好。制定清晰长远的目标，会帮助我们达到更高的人生境地。
长期目标
通过问自己这三个问题可以确定自己的个人终极目标：
你的偶像的什么特质最吸引你？
在你去世之后，你希望后人如何评价你？
你喜欢什么样的夸奖？（找熟悉的人夸夸自己，看看什么样的夸奖夸到了心坎上。）
这些问题的答案，可以说明你想做一个什么样的人——这就是你的终极目标。
短期目标
短期目标是长期目标的“碎片化”结果。如果给你专属的没有任何打扰的一天，你会用来做什么呢？这就是你心中的梦想。梦想不外乎七大类：家庭、社交、健康、爱好、失业、财富、学识。
你可以在雷达图上用1~10分评估自己内心对各个要素的满意度，感觉越满意，分数越高，评完后将相邻的得分连起来，形成一个圈，即“效益平衡轮”。效益平衡轮的理想状态是“圆满”，但这个“轮子”可能会高的高低的低，即为“不圆”；也可能分数都不高，形成了一个平衡的小圆，即为“不满”。
不圆提效率
写下明年、后年的目标，提升优势要素的效率，“贴补”弱势要素。人生就是在圆和不圆之间动态调整，最终走向圆满。
不满抓重点
人生的每个阶段都有最重要的目标，比如对于年轻人来说，积累学识、努力工作最重要，而完成学识的积累之后，重点就要变成用知识完成财富积累。知道当下最重要的目标是什么，集中精力，做最重要的事。
追求双赢
如果个人目标与企业目标产生冲突，应秉持“双赢”的原则处理，既无需委屈自己成全他人，也不可强求他人成全自己。即使现在双赢不了，还可以等到事情真正发生的时候，再谋求双赢——也许外在条件的变化会带来新的“双赢”可能。
作为管理者来说，在新生代员工涌入职场的今天，对于更看重个人价值的年轻人，更要摒弃“个人目标应让步于企业目标”的传统思维，而应树立起帮助他们发展、实现企业与员工双赢的理念。
“我能为你做点什么”
在摩托罗拉发生过这样一个故事。一位校招新员工在入职面谈时，被领导问到职业规划，他初生牛犊不怕虎地回答，想做老板。领导首先肯定了这位年轻人的闯劲，然后说：“看来，摩托罗拉不能一直雇佣你了，那么，在我们有幸一起工作的时间里，我能为你做点什么，来帮助你实现梦想呢？”这名新员工顿时被折服，从此也虚心向领导请教。
领导也因此将计就计，比如，认为该新员工沟通能力还需提高，就对他说，想当老板的话，沟通能力很重要，培训部门安排的沟通课，我们部门派你去学，怎么样？该新员工一听，既感激领导，学习动机又强烈，故学得非常认真、有效。在这名员工看来，这是为自己而学，自己离梦想又近了一步，而对于公司来说，改善了员工工作中需要的能力，自然也有利无弊。
明确优先级，提高工作效率
很多人了解四象限法则，并遵循下图中左图的先后顺序，但我们发现，先做重要且紧急的事情虽然很有成就感，但效益并不高，而成功人士通常会选择右图的优先级。事情有轻重缓急，但很多人并不能正确地区分，只有清晰地分辨事情的属性，才能正确运用各种分配原则，提高效率。
如何分辨事情的轻重缓急
轻重以目标为判断标准。与目标强相关，做了有助于目标实现，就是重要的；与目标弱相关，做成与否对目标实现影响很小，就是不重要的。目标是大脑里的标尺，是衡量外界刺激的标准，没有目标的人，则没有办法判断轻重。
即使有目标的人，也可能因为不知道目标可以用来衡量轻重，而出现对事情重要程度的误判，导致忙忙碌碌耗费了很多时间，却一事无成。可以通过这样的句式来帮助自己认知：我的目标是________，这件________事，与我的目标强/弱 相关。
缓急则以是否能计划为判断标准。不能计划、且一旦发生马上要做或当天要完成的，是为紧急；而无需当天完成的及计划内的事情，都是不紧急的。
由此，可以将事情分为重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四种。但是要记住，不同的人目标不同，对事情的感觉也不一样，你觉得重要的，别人不一定觉得。可以将自己的所有工作，包括写年终总结这种一年只干一次的事情，都写下来并分类，并与直属领导沟通，让领导了解你的工作内容及其被摆放的位置。
与领导沟通你的事务分配
与领导沟通你制作的工作内容分类表，无论轻重缓急哪一方面有偏差，都可以与领导谈目标、谈计划。如果你看重一样东西，千万不要因为领导觉得不重要就删除，那是将自己的生命交给别人决定。与领导达成共识，这个共识，就是你们之间的“规矩”。
作为领导，此举也可以帮助自己更好地领导下属。例如，有个工作，A认为重要，B认为不重要，那么这个工作，一定是派给A做。这样不仅会让A感到组织看重自己，发自内心好好做事，B的感受也得到了照顾。而如果不了解这些，将这个工作派给了B，B既不想好好干，且会对组织有所期待，认为自己辛苦一场必须要有所回报，同时A也会觉得自己受到了轻视。公司矛盾冲突的根源即在于此。
如果某个工作下属都觉得重要，那就轮流做。如果都觉得不重要，则应储备相应的觉得重要的人才。最终实现所有的工作任务都有人喜欢、有人不喜欢。这样，领导就可以“垂拱而治”了。
先做重要不紧急的事
通常认为，重要紧急的事情应先做。如果是这样，那就只能永远充当救火队员的角色，长此以往，不仅会一事无成，还会自我感觉良好，觉得自己很充实。应先做重要不紧急的事情，自动实现长期任务碎片化，当所有的重要不紧急的事情都在计划内完成了，重要紧急的“救火”任务，也会越来越少。
重要紧急的事只做一次
先做重要不紧急的事情是比较理想的状态，工作中经常会有突发状况需要立即处理，比如机器故障。这就适用了第二条分配原则——当你可以安排做什么的时候，先做重要不紧急的事儿。而当有突发状况的时候，先做重要紧急的事，但是记住，只做一次。
比如，机器故障不是修好即可，而是要找出故障的原因，培养相关技术人才，复制经验，并从保养入手，防患于未然。只有把自己从重要紧急的事情中解放出来，才能去做更加重要的事。
建立属于你的规矩
对于紧急不重要的事，要建立属于自己的规矩。如果你不建立，别人会替你建，而如果你建立了，别人就会遵守你的规矩。建规矩要心口合一，怎么想的就怎么做，时间一长，别人就知道你是一个有原则的人。如果有人为了紧急不重要的事情找到你而被规矩挡在门外，不仅不会责怪你，还会认为是自己没有守规矩的原因。
当一类事情同时发生
一天下午，老王正在参加总经理亲自主持召开的战略研讨会，但碰巧的是，这一天是老王女朋友的生日，老王计划了很久，要在晚上的生日party上向女友求婚。会议中间，老王获知有两个同学从外地来此，他们约老王晚上小聚。快要下班了，总经理宣布，会议继续召开，直到达成共识为止。就在此时，一名下属满头大汗跑来告诉老王，本部门员工与别的部门的员工发生冲突，已经打起来了。
你一定有过与下文的老王类似的情况，假如你是老王，你会怎么处理呢？
处理原则
首先，要想清楚，自己的目标是什么，是今晚求婚成功，还是参与组织战略决议谋求更好发展。目标不同，选择不同。
其次，要有“舍得”的精神，有舍才有得。这些事情里面，对你最重要的是什么，其他的先舍掉。把最重要的做好，恰恰是你得到最多的地方。
再次，把握机会，在执行的过程中建立规矩。比如告诉同学，今天自己实在走不开，下次请早点预约。
处理方法
可以按照以下四个问题的答案来分配事务。
第一，这件事情有效益吗？例如，开战略会议，可能关系到老王未来1~3年的发展，效益很大。
第二，这件事情，如果不做，会更糟糕吗？例如，下属与他人发生肢体冲突，如果不处理，一定会很糟糕。
第三，我可以授权给别人吗？这里的授权和别人都是广义概念，意思是让世界为我所用。例如，下属的冲突，可以授权副手先全权处理。
第四，效率还可以更高点吗？例如，选择了求婚，但可以调整发言顺序，自己先阐明观点后离开，再委托会议秘书将会议纪要第一时间发给自己。
最后，找到最佳状态后，你需要保持住。
找对重点，花够时间
事情的分配遵循二八法则。你的重要的事，应该为20%，不重要的则占80%。但是，80%的价值是由20%重要的事情创造的，应集中80%的时间精力解决20%的重要事情。
分配到四类事务，则应用64%的时间做重要不紧急的事情；对于重要紧急与紧急不重要的事情，各分配16&的时间；剩下4%的时间，可以处理一些不重要不紧急的事。可以用“一天工作事务分配记录表”来帮助自己规划好时间。
一天工作事务分配记录表
利用下图的一天工作事务分配记录表，记录自己当天工作时间所有的活动，包括聊天、处理私事等。
以下四点需要特别注意：
第一，别把自己安排得太满，事与事之间要留白。
第二，每个活动的时间尽量不要多于25分钟，超时的任务，可分为A活动1、A活动2。
第三，注重观察实际时间是否符合处理四类事务应有的比例，能够如何改进。
第四，刻意练习21天，不断调整自己各类事务所占的比例，提高工作效益。
当你懂得“二八法则”以后，就会知道真正值得你日思夜想努力奋斗的事情很少，对你来说重要的人也很少。不需要所有事都追求完美，你也不会被所有人喜欢，不要把精力花在不值得去这样对待的人和事情上。自己没有那么重要，拒绝患得患失、瞻前顾后，轻装上阵，为了你的人生目标，努力奋斗。
有人说，这是一种自利的想法。但是自利与利人，本来就是一个双赢的结果。二者是因果关系，自利才能利人。同时，做好自己，从而减少别人的麻烦，自利也就是利人。况且，就算要利人，也要先找到活出自己的方法。放下道德包袱，勇敢做出对你来说生命中有意义有价值的生活方式，活出精彩人生。
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