远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

作者:精读 2017-09-17阅读:2957次

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

我们每天都在忙碌,成功的人忙碌,平庸的人每天也在忙碌。

那么,差距到底是如何产生的呢?

前者是确实很忙的人,后者则是假装很忙的人,大量的事实证明,80%的人都不知道自己为什么在忙,更可怕的是,他们已经习惯了这种忙碌的状态。

那么对于初入职场或即将步入工作岗位的人来说,怎样才能真正有效出色地完成工作,又快乐地享受生活?

《小强升职记》这本书的主人公小强,用自己的经历为万千职场人士提供了游刃于职场的范本,向我们介绍了让工作变得更加轻松自如、事半功倍的方法。

书中的方法不仅适合各种工作层面和不同文化背景的所有人士,而且家庭主妇和学生,也能受益无穷。

书中提到,我们低水平的忙碌,其实是没有构建自己的核心。

那么如何避免低水平的忙碌呢?下面就一起来看看书中提到的3个方法。

一、明确工作的四个象限

四象限法则是著名管理学家史蒂芬科维提出的一个时间管理理论,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分,基本上可以分为四个象限:重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要不紧急。

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

我们可以用这个法则来判断事务的轻重缓急,并做到针对性地处理。

很多人都知道这个法则,但却很少有人能完全掌握并应用它。

因为他们没有很好地解决这两个问题:如何评估一件事情的重要程度如何得知一件事情的紧迫程度。下面我把这四个象限的工作进行一个简单的罗列和说明,供大家参考。

1第一象限,重要又紧急

此象限的事务需立即去做。

举例:处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。

这些事情必须马上去做,否则后果将非常严重。

思考:真的有那么多重要而且紧急的事情吗?

2第二象限,重要但不紧急

此象限的事务需要有计划地去做。

举例:编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。

这些事情虽然看起来不紧急,但是我们可不能置之不理。如果你现在不重视它,它随时都会发展成重要而且紧急的事情。

思考:如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限?

3第三象限,不重要但紧急

此象限的事务可交给别人去做。

举例:办公室里的突然来电、临时会议等。

这个象限里的开销是相当可惜而且无奈的,忙了半天可能一点效果都没有,包括你在内的很多人都会被假象所迷惑,认为“紧急”的就是“重要”的。其实“紧急”和“重要”一点关系都没有。

思考:我们如何尽量减少第三象限的事务?

4第四象限,不重要不紧急

此象限的事务,尽量别去做。

举例:看无聊的电视节目、一个人闲逛等。

这个象限里的事情都是用来打发时间的,仅仅当做前三个象限的调剂的话还说得过去,如果过多地沉迷于这个象限,我们的价值就会大打折扣。

思考:我们在工作中是否有必要进入这个象限?

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

二、甩掉身上的猴子

理论企业经理人比尔翁肯曾经提出一个理论,叫“背上的猴子”。他有一次偶然发现,自己在忙于加班的时候,部属竟然在悠哉游哉地打高尔夫。

这让他突然领悟到,主管人员之所以时间不够用,一个很重要的原因在于没有做好授权分责,将太多本该部属去做的工作招揽到了自己身上,以至于永远在苦苦追赶工作进度。

利用猴子法则,明确职责,确定这只猴子不是你的,注意沟通方式,明确坚决但并不生硬,可以帮你走出第三象限。

如何避免猴子有一个标准,就是甩掉自己身上的猴子,或者将猴子放回到他的主人身上。

比如,你可以参考下面这个对话来处理这个问题。

老板问:关于水利系统软件的那个项目,想和你谈一谈。

你答:好的老板,不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料?

部属问:我们怎么解决项目预算超支的问题?

你答:你有什么想法?能不能先请你做一个删减成本的计划案?

同事问:我什么时候能拿到这个软件的操作说明书?

你答:我已经让××去做了,他会直接发给你。

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

三、用衣柜整理你的工作时间

时间管理的秘诀就如同整理衣柜一般,其核心理念就是,记录下要做的事,然后整理安排并自觉一一去执行。

衣柜整理法有五个水平流程,即收集,处理,组织,回顾,行动。

1收集:清空衣柜,捕捉大小事,将任务具体化。

将一切任务放在“收集篮”里,在清空大脑的同时达到心如止水的境界。

2处理:为衣服分类,对待办事项进行判断,找出可执行的工作。

逐步清空收集篮里的事务,明确每件事的意义,辨别哪些是可执行的(可以直接去做的事),哪些是不可执行的。

可以执行的工作分五类:

①2分钟之内能搞定的事

②需要多个步骤搞定的项目

③指派给别人完成的事

如:提供新版本软件的用户使用报告,打电话给小李,还要告诉他下周三之前必须完成。

④特定时间做的事

一方面,这类事务可能需要多个步骤才能搞定,比如今天做一些,明天再做一些;

另一方面,这类事务可能需要在特定时间或者环境才能完成的,如督促小李提交用户试用报告。

⑤待办事项

3组织:将分类的衣服重新储存,建立一次到位的行动清单。

这样的行动清单可分为以下四类:

①日程表:存放特定时间做的事情

②将来清单:记录可能要很长时间才会做的事情,需定期查看

③待办清单:每天主要的清单,排在最前

④项目清单:这个清单一般比较复杂,有时需补充相关资料

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

4回顾:对衣物做到心中有数,定期检视、调整清单内容,保持行动的准确度。

①每天回顾

今天做了些什么?需要推进哪些重要的事情?对哪些比较满意和不满意?明天的规划是什么?

②每周回顾

A、回顾将来清单:看看这个清单里有没有可以行动的项目。

比如,想去青海旅游,最近是不是刚好有带薪年假?如果有,就把它从“将来”清单里拽出来,放到你的“项目清单”里,毕竟需要好好做计划,所以应该把它当做一个项目去执行。

B、回顾项目清单:把项目清单拿出来看看,下一步该做些什么?现在项目的完成度是多少?项目要取得什么样的成果?

C、回顾待办事项:有没有你已经做过还没来得及划销的任务?你上周都做了哪些事?

D、审视自己的目标:将自己的目标纳入回顾系统,通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。

比如,健康的目标:每天早晨早起锻炼;财富的目标,3年内年薪超过20万;事业的目标,争取项目主管的位置等。

4行动:选择最佳方案,根据情况执行清单中的所有任务

从六个不同的高度进行思考,并选出有效可行的执行方案:

①原则:思考自己的价值观、原则和目标。比如,你认为工作是谋求更好生活的途径,追求无压、流畅、高效的工作。

②愿景:包含3-5年的工作目标。比如,提升组织能力、协调能力等。

在定下目标的时候,你需要问自己几个问题:我的目标是什么?哪些人已经达到了我的这个目标?他们是如何达到目标的?达到这个目标之后我的工作和生活是怎样的?

③目标:一年就可以完成,并取得一个阶段性的成果。

比如,每周通过参加商务聚会来扩展自己的人脉,主动给朋友们打电话,巩固自己的人脉;每天坚持阅读40分钟,以扩展自己的知识面,并且深层次地研究自己所在的专业领域。

④责任范围:无论是工作上的角色(管理、产品开发)或者生活中的角色(家庭、个人财务、精神层面),要把每个角色扮演好,就需要执行一些任务,以拉近现实和期望的距离。

⑤任务:如新产品的销售策略。

⑥下一步行动:如开始制定新产品的销售策略。

对于这里的“行动”部分,你可以利用一个月的时间思考自己的未来发展,然后制定一个“自上而下”的职业规划。

当这个规划确定之后,再“自下而上”地搞定自己的工作,并在工作的过程中根据情况修订自己的规划,再选择一个 “下一步行动”的最佳时机,立即执行即可。

远离低水平的忙碌,只需要做对这3件事

这里介绍的3个方法从不同的维度为我们提供了高效工作的路径,并不是要将所有方法一起使用才有效,我们需要根据自身需求,挑选适合自己的方法。

如同修炼武功一般,不管是九阴真经还是九阳神功,都需要我们修炼到一定境界才能发挥应有的威力。

摆脱瞎忙的方法数不胜数,但方法不在多,唯有提高我们的执行力,做到知行合一,方能让自己远离低水平的忙碌,从职场“小白”逆袭成职场“白骨精”。

参考书籍:邹鑫 《小强升职记》

作者:TotoHo,精读读友会会员,温润热光源,谦谦求知人。

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