《高效15法则》:用日程表代替你的清单,让时间管理更高效

作者:晨型者 2017-12-18阅读:4407次

《高效15法则》:用日程表代替你的清单,让时间管理更高效

《高效15法则》的作者是美国畅销书作家凯文.克鲁斯,他是海军陆战队顾问,《财富》500强企业执行官特约咨询师,《福布斯》《纽约时报》撰稿人,连续创业者——曾创立多家Inc.100强公司。

《高效15法则》:用日程表代替你的清单,让时间管理更高效

如何每周省出8小时阅读、锻炼、陪伴家人?作者凯文.克鲁斯遍访全美有代表性的各界成功人士:千万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生和二百多名企业家——包括马克.库班(MarkCuban,NBA达拉斯小牛队的拥有者),马.平库斯(Mark Pincus,哈佛大学MBA、企业家、亿万富翁),杰夫.维纳(Jeff Weiner,领英CEO )等等, 总结了他们的15条时间管理法则和高效工作的习惯,提出了自己独到的E-3C 时间管理工具。

《高效15法则》有很多实用的方法,今天介绍一种就是:用日程表代替你的清单,会让你的时间管理更高效。

《高效15法则》:用日程表代替你的清单,让时间管理更高效

我们在安排工作的时候,都会把要做的事情、任务列成清单。但是却发现有的时候你列的越来越多,但是真正完成的却很少。《高效15法则》的作者就指出了任务清单存在的一些问题,第一是清单上的任务你无法确定完成的时间,它是要一小时还是几分钟,所以当你一眼看清单的时候,会自动的选择哪些“紧急”的事情简单但并不重要的事情,比如你列了写重要材料、打电话回访、整理办公桌、接待客户......你可能不会把写重要材料先完成了,你可能会拖延到最后才完成。

清单第二个问题就是会给你带来不必要的压力。清单本来是为了提醒你工作的,但是正是这种提醒无形中会给你增加压力,“哎呀,怎么还有那么多事情没有做呢?”让你喘不过气来。

那该怎么办?作者通过采访很多顶级成功人士,发现很多人没有任务清单,但有一个井井有条的日历,这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。我在体制内和企业里都做过,职位是秘书,最重要的一项工作就是安排老板的行程。

所以我们可以把任务安排在日程表上,这样一个简单的行为,就能帮助我们解放大脑,减缓压力,同时还会增强我们的认知表现。心理学有个概念叫做“蔡格尼克记忆效应”,意思是说,我们会一直想着那些未完成的目标,从而受到干扰。而有研究表明,只要制作一个完成任务的计划,而不用真的去完成任务,就可以克服这种记忆效应。

那我们应该如何用日程表更好地管理生活呢?书里介绍了以下几个要点。

首先,你要安排一大块的时间,也就是所谓的“封闭时间”,这一点很重要。比如,如果你很重视健康,并且打算每天跑步半小时,那你就不要把跑步列在清单上,而是写在日程表里,把它变成一个循环的事项。这点亲测有效,我是一个坚持运动的人,我基本上不会把跑步健身列在清单上,而是每天都会习惯的去做。比如你学习英语、写作,都要有一整块的时间去学习练习。

第二,重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。因为就算我们能很好地安排时间,也总会遇到一些突发状况,比如部门临时要开会,或者突然接到一个客户打来的电话。所以,如果你安排了下午或者晚上去跑步,一旦中途有了突发状况,你的运动计划就有可能被打乱。这就是重要的事情要尽早安排的原因。还有比如说你约了某一个人,一定要提前计划和安排,否则就会因为对方的时间、情况等问题无法完成。

第三,不要废除你的目标;如果有必要的话,对它们进行重新安排。比如,你安排了上午跑步,但是恰好明天上午必须去赶车,那么你可以在明天早一些或晚一些的时候锻炼。

第四,像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”,因为它们就是非常重要。大多数人就算做好了时间表,也不一定会认真执行。比如,你计划下午4点到5点在办公室写一份材料,突然有位同事要占用15分钟和你说一件事情。大部分人都觉得没问题,就算少了15分钟,用剩下的45分钟也能做完报告,大不了在公司加一会儿班,或者调整一下日程表。

但你可以想一下,如果你不是在做一份报告,而是和医生约了看病,你还会答应那个人,然后把和医生的约定推迟15分钟吗?大部分人都不会。所以,最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求。如果有些事情和日程有冲突,你可以说:“4点到5点我有一个很重要的约会。我们可以5点以后再说吗?或者明天早上再说可以吗?”

《高效15法则》:用日程表代替你的清单,让时间管理更高效

第五,在自己的日程表里安排“什么都不做”的时间。这是领英CEO杰夫·威纳方法,在他的日程表里面,有一些时间是灰色的,上面也没注明这些时间要用来做什么。这些灰色的模块代表着“缓冲时间”,或者是他特意留出来给会议的时间。总的来说,杰夫·威纳每天会给自己安排90分钟到两个小时的缓冲时间(以30分钟到90分钟这样的区间存在)。他之所以这样安排,是因为每天的日程都太满了。杰夫·威纳说:“一个接一个的会议让我没有空余的时间去处理发生的事情甚至思考。起先,这些缓冲时间就像是一种放肆。我可以用这些时间来举行推迟的会议或是那些我之前没有开的会。但是过了一段时间以后我意识到,这些时间间隔对于做好我的工作来说绝对是非常必要的。”

以上就是日程表管理时间的方法。

同时,我还有一些小建议:

首选,无论你用什么方法管理自己的时间,首先你要有目标。目标是自己行动的指南,是成功的催化剂,首先要制定好目标,按照学习、工作、生活、承诺等制定。

其次,你管理自己就是做别人做不到,或者不喜欢做但是的确对你提升很大的事情。过浅滩谁都愿意,但是有的时候为了长期的目标和提高,必须啃“硬骨头”。《成功学研究》中说道:“别人不喜欢做的事情,成功人士也不喜欢做。尽管如此,成功人士还是去做了。”

最后,时间管理管理的是自己,我们要珍惜时间。甚至训练着每小时每分钟都做什么,这样计算时间,就像艾力的“34枚金币管理法”那样,早上7点起床,晚上12点睡觉,17个醒着的小时,按半小时划分,将时间分为34块,就有了34块金币。这34块金币花在哪里,做什么,效果如何,能决定你能否变得更加优秀和出色。

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艾力时间管理表

希望你更好的管理自己,变得更好!