华为时间管理培训(二)

作者:培训爱好者 2017-07-16阅读:1513次

时间管理的误区

华为时间管理培训(二)

我们探索克服时间浪费的途径便是“ 培养克服时间管理误区的技能” 。所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存在同样的问题:

误区之一:工作缺乏计划

查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战: “ 请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。 ” 李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“ 写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用” 。数星期后,史瓦寄了一张面额25000美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:

1、因过分强调“ 知难行易” 而认为没有必要在行动之前多做思考;

2、不做计划也能获得实效;

3、不了解做计划的好处;

4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;

5、不知如何做计划。

我们(华为)作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?剖析如下:

1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“ 做了再说” 或“ 船到桥头自然直! ” 的侥幸心理。试问:房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?

2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。

3、 由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。

综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:

1、目标不明确

2、没有进行工作归类的习惯

3、缺乏做事轻重缓急的顺序

4、没有时间分配的原则

误区之二:组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面:

* 职责权限不清,工作内容重复

*“ 事必躬亲,亲力而为”

*沟通不良

*工作时断时续

首先,学会如何接受请托:

对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。 “ 明智地接受请托”的重要性在于:第一: “ 拒绝” 是一种“ 量力” 的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:这种请托是属于我的职责范围内吗?对实现我的目标有帮助吗?如果接受它,将付出什么代价?如果不接受他,则需承担什么后果?经过这一番“ 成本——效益分析” 之后,你就可以决定取舍了。

其次,学会利用资源:

对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。 比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员;等等。

对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:

1、担心部属做错事;

2、担心下属表现太好;

3、担心丧失对下属的控制;

4、不愿意放弃得心应手的工作;

5、找不到合适的下属授权。

其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。

误区三:时间控制不够

在前面的“ 小张的故事” 中,小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间,以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验,

请你先做一下自我评核。

华为时间管理培训(二)

拖延商数测验

请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案:

( 1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

第 10 页 共 48 页

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在

夜晚或周末处理它。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,

以致无法处理所面对的困难任务。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

( 10)在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢清除桌上的每一

个物件。

A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 极不同意

评分标准:

每一个“ 非常同意” 评 4 分, “ 略表同意” 评 3 分, “ 略表不同意” 评 2 分, “ 极不同意” 评 1 分。总分小于 20 分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。总分在 21 至 30 分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。总分多于 30 分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井:

1、习惯拖延时间,前面案例“ 小张的故事” 中的小张就是一个典型的拖延时间的人。

2、不擅处理不速之客的打扰。

3、不擅处理无端电话的打扰。

4、泛滥的“ 会议病” 困扰。 不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!

误区四:整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,因为杂乱是人为的。“ 杂乱的办公桌显示杂乱的心思” 是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“ 帕金森定律” ——“ 工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间” ,我们也可以导出“ 文件堆积定律” ——“ 文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间。 ”当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间从容不迫地递给他?当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天?下面是一份“ 文件处置测验” ,看看你的文件处置系统是否完善。

文件处置测验

请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确

切的答案,则请在题目前打问号“ ? ” 。

1、订购文具后所取得的帐单。

2、收到一本管理杂志,其中可能具有值得阅读的文章,但目前你无暇阅读。

3、来自上司的会议通知(下周一举行会议)。

4、某大学企管系学生寄来的问卷。

5、部属交来的(或是你个人的)一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。

6、一封需要尽快回复的信,但你必须先打数次电话才能回复。

7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的 E-mail。

8、组织内其它平行部门的来函,要求取得你的部门的市场(或其它)调查报告。

9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单,你认为其中一、两本书也许值得订购,但你无法确定是否真正值得订购。

10、客户寄来的一封投诉信。

11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。

12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。

假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“ ? ” ,则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统(包括你的纸面文件夹和电脑文件夹)!

误区五:进取意识不强

我们经常说到: “ 人最大的敌人就是自己” 。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,就象前面我们提到的“ 小张” ,最根本的原因就是他个人缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:

*个人的消极态度

*做事拖拉,找借口不干工作

*唏嘘不已,做白日梦

*工作中闲聊

如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“ 天上随时掉下大馅饼” 的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!

好了,前面我们谈到了五个时间管理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住:世界上所有的成就都是“ 现在” 所塑造的。因此,我们要记取“ 过去” ,把握“ 现在” ,放眼“ 未来” 。送给大家一句话:

昨天是一张已被注销的支票,

明天是一张尚未到期的本票,

今天则是随时可运用的现金。请善用它!

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