工作节奏越来越快,要做的事情越来越多,如何让工作生活更加有条理呢?
今天就为大家,介绍4张简单的表格,让大家在时间管理上更加的有效率!
日程管理表单
时间损耗表单
先后顺序表单
二分法则表单
日程管理表单
对于大部分人来说,日程记事本事不可或缺的东西。比如,上面会记录着 “某月某日,与谁见面会谈。” “某月某日,开销售会议。”
但是,如果事情都按照计划来行事,大家就不会烦恼了,所谓,计划赶不上变化,大约有4成的计划都会有所改动!
而且,如果盯着每一天的计划,就很容易忘记一个月、一周要做的事情。这样就会出现很大的问题。
因此,推荐大家使用“日程管理表单”。它分为月表和周表。
先说月表。
它的要点是,记录2-3个月的工作目标。以名词性的语句为主。这样,我们就可以有深一些的印象。(如果用文字记录,则会很模糊。)
再说周表。
为了完成月目标,则分解为周目标。比如,为了完成某活动,必须在xx时间完成xx小目标。这样一来,眼前该做的事情就非常明确了。
而且,如果是自己负责,就写上自己,如果是别人负责,就写上别人。周目标之所以重要。因为大部分人都会以周为单位制定日程安排。大家也会有一个心里暗示,只要不拖到下周就好。
月表+周表。使宏观目标细化成微观目标,这样一来,即使由于对方原因,时间有变而该行程,也不会烦恼了!我们就可以把能量用在该做的事情上了
时间损耗表单
我们经常会抱怨,“太忙了,好累!” 是真的有那么忙吗?也许会有人如此之忙。但这也不是一个正常的状态,张弛有度,劳逸结合,才是正途,一味的忙上加忙,不但,没有了全局观,原地打转,也忽视了生活,失去了意义。
大家这么忙到底是因为什么呢?不放问问有没有以下四种情况
本不应该插进来的事情
本可以汇总一起做的事情
本可以让别人做的事情
本可以通过与人沟通而简化的事情
本不应该插进来的事情。比如,突然的电话,微信;突然有人找你说事情;你工作的时候分心,刷起了朋友圈,微博;因为一个小话题聊起来没完等。如果能明确自己当下在做的事情,对突然造访的事情,加以屏蔽,就可以避免在此上的浪费。比如,同事要开会讨论一些事情,完全可以说,自己手上的事情没完,还需1小时,1小时后开会。
本可以汇总一起做的事情。很多事情需要整块的时间,很多事情需要细碎的时间。比如,回复邮件,回复微信,回复几个电话,整理文件资料,看日程安排,几件可以一起做的小事。不要和需要整块时间的事情一起做,会干扰,效率低!
本可以让别人做的事情。所谓互帮互助,一帮一,一对红。平时就多去帮助别人,举手之劳的事情,不必吝啬。对于你擅长的事情多去做,对你来说成本就是低的。而有些事情,别人一定比你做的更好。能让别人做的,不让自己做。(当然这和能力增长是两码事,这是从时间效率的角度看。)
本可以通过与人沟通而简化的事情。做之前,多想想,是否复杂重复了,有没有不必要的环节,是否存在第三的方案。想好了再做,做就要all in,全力以赴去做。
先后顺序表单
随着经验的积累,做到了一定职位之后,随之而来的是更多繁琐的事情。“今天必须要讲xx报告整理出来。” “公司的活动计划,人员安排,必须要确定下来”。
如果事情一点堆积起来。多到一定程度,计划表也没法起到决定性的作用了。这时候就需要,我们常说的“时间四象限”的表格了,也就是所说的先后顺序表。
重要,紧急
不重要,紧急
重要,不紧急
不重要,不紧急
大家对此表很熟悉,不再赘述。但,值得一提的是“3 重要,不紧急”。如果以一周为单位目标,这个“3 重要,不紧急” 一定不要拖到下周。因为,他很重要,不能忽视而拖拉。
二分法则表单
什么是二分法则表单。就是把手里的工作分为:1 今天能做的事情。2 明天以后可以做的事情。这两类。
很多事情不是一蹴而就的,一口吃不了一个胖子。无论是学习还是工作,人们都希望快速完成,这种拔苗助长的思维是非常错误的。不要用短跑思维跑马拉松,会很累。
把今天的事情做完了,心里也会有一个小小的暗示,会有一定的成就感。慢慢的蚕食你的目标,坦克式的推进。一定能从小目标的完成,变成大目标的完成。千里之行,始于足下!完成今天的目标,好好睡一觉,养精蓄锐,明天继续战斗!
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结语:
每个时间表格,都可以做成电脑的表格,也可以打印在A4纸上。重新梳理自己的时间,管理自己的工作。祝2018,锦上添花!
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