我们总会发出或者听到这样的抱怨,一天24小时除去睡觉吃饭基本就剩14小时,根本就没有足够的时间完成一天的工作任务。
其实不是时间不够用,是我们在工作中都有拖延症,做这项工作的时候突然想到要刷刷朋友圈,一会儿又要看看今天发生了什么新闻大事,以至于到下午所有工作都堆积到一起,忙的焦头烂额。
也许,一些基本的时间管理技巧能帮助你最大限度的利用时间,在同样的时间里有条理的做更多事情,让你从此高效率,慢生活。
一、跟踪日常活动记录下你每天做的事情,不管是工作上的还是生活上的,并记下你花了多少时间来做这件事。坚持一周,你会发现与实际完成的工作量相比,每天实际浪费了多少时间。在此之前,你也许会有每天8小时都在工作的错觉,记录后你发现每天真正的工作时间也许只有5小时,有3小时的工作时间花在了玩手机、闲聊和吃零食上,这样能找到我们拖延的主要原因,并在之后的工作中杜绝。
二、按重要性列出任务在开始一天的工作之前要考虑优先级,用待办事项清单是一个很好的选择,但是要注意一点,不仅仅是把所有要完成的事情列出来即可,而是要按重要性分组。
在列清单之前,按重要程度写下类别。比如标记为“紧急”的任务必须在今天完成。标有“重要但不紧急”的任务很重要,但可以等待。如果需要的话,可以拖放带有“低优先级”标签下;
列出每个类别下的任务。例如,你需要完成一份工作报告,这将是一个紧急的任务;另外你手头上还有另一个工作项目,但截止日期是两周后,这将是一个“重要但不紧急”的任务;如果你想下班后跑步,这并不重要,那将是一个“低优先级”的任务。
在早上完成关键任务将会给你带来成就感,这一项任务对你一天的工作来说是一个很好的开头,有助于消除你的压力。比如你有5封电子邮件需要回复,并且需要审核一份报告,那么进入办公室就停止任何不必要的社交活动,然后开始执行优先任务。
四、避免多任务同时进行许多人误认为多任务并行是时间管理的好方法,实际上多任务只会分散你的注意力,让你的生产力下降,且事情会花费更长的时间。相反,一段时间专注于一项任务上,可以把时间充分利用起来,更快的完成工作任务。
五、设置提醒你可以在你的手机或电脑上设置闹钟,或者在办公桌贴上便利贴提醒你必须完成的事情,总之选择最适合你的方法。比如你的任务需要在两周内完成,则可能会在第7天,第10天和第14天设置提醒。
六、最小化分心现在大多人都依靠电脑和互联网进行工作,往往会在后台使用微信、微博等分散注意力的网站,一些暂时不相关的标签也可能让我们分心,习惯于在网站完成工作后关闭标签页,把所有的焦点放在你工作所需的网页上。