我们在面对日常工作中众多任务的时候，经常会用到时间四象限来协助工作的完成。
但是有很多人未必能用好时间四象限这个工具，根究到底，是大多数人都过于看重工具的技巧、方法，忽略了工具背后的思维。
因此本文，杜奎松老师将为你重新解读时间管理背后的内在逻辑，教你如何用好时间四象限。
文 | 杜奎松
资深管理效能教练
国家广电总局干部管理培训特邀讲师
管理心理小说《突破时间的鱼缸》作者
我们在做任何活动或是思考各种问题时，每个人的时间资源是差不多的，但结果往往是天壤之别。这种差异的背后是你对时间资源能否有效利用的问题，而这里面也有两个因素对你有效利用时间起着重要作用：
一个是行为因素，你所有动作的效果决定于你当时采用了什么样的技能方法。从行为因素出发，我们都知道可以用时间四象限把工作按照重要和紧急两个维度进行划分，然后有重点地完成。
另一个是心智因素，即你对技能方法的认知和理解决定了你能否对技能方法有效利用。从心智因素出发，你是否了解四个象限之间的关系？又有哪些情况会让你在使用时间四象限的过程中产生偏差呢？
2.手把手教你玩转四象限
第一象限：重要且紧急的事，立即去做。工作中如重要项目的会议、客户的投诉等，就是重要且紧急的事情。
但是这一象限的很多重要事情其实是从第二象限“重要不紧急”演变过来的，本质是缺乏有效的工作计划，将重要的事情一拖再拖。
第二象限：重要但不紧急的事，有计划重点去做。比如问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。
可以用To Do List 、GTD时间管理法等工具和方法指导这一部分的工作逐步完成，避免遗漏重要工作，发展到第一象限。
因此，对管理者来说，这一象限的工作应该投入80%的精力，做好事先的规划、准备工作和预防措施。同时，这一部分的工作也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志。
第三象限：紧急但不重要的事，尽量少做。类似于临时来访的客户、会议等。
往往事情的紧急会让我们产生“这件事很重要”的错觉，然后花了很多时间和精力去完成，但实际上这个重要性是对别人而言的。我们为此付出的的努力，其实不过是满足了别人的期望与标准。
因此这样的事情管理者应该少做，或授权给别人做。
第四象限：不紧急也不重要的事，尽量不做。比如说阅读没有营养的小说、看电视剧、办公室聊天等。
其实休闲活动也有好坏之分。好的休闲活动可以创造价值，好比运动，它可以强健你的身体；阅读名著，可以培养你的文学素养......这些都是值得你去做的重要但不紧急的事情。
然而像阅读无聊小说等这样的休息，看起来是让你得到了放松，实际上却让你沉迷其中，滋长了懈怠、拖延等坏习惯。
我一个转行做新媒体的同事，刚入职时不知道如何区分这个岗位里哪些工作是重点工作，哪些是非重点工作。所以当其他部门有活动需要发布时，她不得不放下自己正在进行的工作，去活动现场采集素材。三个月下来，外部众多的临时性工作导致她始终无法专注于本职工作。结果入职三个月，公司公众号的粉丝增长率一直出于负数，季度总结会上被老板批评了一顿。
不难看出，同事误解了重要性，把紧迫的事情当作重要的事情。她其实完全可以把活动素材采集工作交给其他部门的同事去做，自己只需要负责后期的编辑排版就好了。
因此，为了避免像同事一样掉进时间管理的误区——紧急的事情就是重要的事情，我经常会用“时间视野”提醒自己这件事情是否真的重要且紧急。把一件事情在一天、一周、一个月、一年的时间视野中，其重要性往往有所不同，因此“时间视野”可以帮助你判断你所需处理事务的重要性。
当你遇到无法判断的事务时，你可以跳脱出一天的时间视野，而从一周、一个月、一年的时间视野来判断该事务的重要性。
思维决定行为，行为影响思维。不管我们前面讲的是时间四象限还是“时间视野”，其实都是行为策略，真正让你学会时间管理的，还是你理解时间和工作状态的思维能力。
而每一个时间管理思维的养成，都需要借助工具，刻意训练自己，从而在积累中形成真正的时间管理思维。
