私事必须要排入行程中
打开你自己的行事历，我相信很多人的行程应该都只有公事，也就是会议、出差、工作，待办事项也大多都是与公事有关，而私事呢？往往是仰赖记忆，或者记录在其他行事历或软件中，但我想跟大家分享一个观念，你应该把重要的事都放在你最常用的行事历中，而为了避免冲堂或遗漏，我个人建议是 你最好只用一个行事历，可以透过标签或颜色来分辨属性不同的行程， 下图就是我在Google calendar上的行程总表，里面涵盖了我所有的行程，而我用不同的颜色来作区隔，一份行事历，包含公、私事。
而对私事，我有另一个观点是私事优先论，为什么？我们只要细想，通常那些会导致你面临无法拖延的事情，到底是公事还是私事？我认为9成以上都是私事，原因有三：
1.因为公事不是你一个人的事，你再怎么拖都会有人逼着你往前走，但私人且重要的事情往往一拖再拖
2.那些没有被逼到死的公事，影响性大多不大
3.公事没做好，出差错，最大的问题大概就是失去这份工作
相较于私事，公事的风险反而小了很多，但太多人在安排时间时都是颠倒过来了，当你一次又一次缺席你孩子的成长，而选择去参加公司每周的例行性会议时，你就是把公事永远放在私事前的最佳案例，但人生不用等到体验过才来后悔，希望这一篇看完，你也会开始重视私人的行程。
长期的项目，要也排入行事历中
我们在安排行程时，往往会关注近两周的重点事项，这基本上没有错，而有些距离目前比较远或不迫切的事情，不论重要与否，常常会被我们忽略，直到时间接近了，或者开始出问题时我们才会发现。
最典型的就是考试与运动，三个月后要考试了，明明应该养成每天或每周固定看书的习惯，但因为目前还没有急迫感，所以就把时间安排去做其他事情，这就是所谓的学生症候群；而运动呢？更是没有一个deadline压在那，你一直不做好像也不会死人，但你自己明白，不保持运动习惯对身体的伤害是大的，可是你的行事历上可能永远不会有这一项。
我的建议是，你必须把这些长期累积的项目放到你的行事历中，当你重视你的行事历，坚定纪律去执行，行事历上的行程安排就是你对自己时间运用的约定，会有一定的约束力，以学习为例，如果你今天晚上八点后有空档，此时开始想想该来做些什么时，第一个浮现在脑海中的可能是看美剧，第二个是打电玩，第三个才是学习，但如果你先把学习放上行事历，你那个时间的空档就消失了，因为你已经把时间分配给学习，这个做法简单且有效，如果你是无法坚持学习的人，试试看吧。
轻重缓急要确认
说到轻重缓急大家一定知道重要-急迫的四维矩阵，这工具还是有它存在的意义，我先解释一下我的用法吧，左下跟右上一般不会是什么大问题，但左下的内容一般是忽略的，甚至连记录在笔记本上都不会做，多数邮件就属于这类，你连在上头多花一秒钟都嫌浪费，但偏偏很多人有邮件症候群，三不五时要看一下信箱有没有新的信件，很怕会漏掉重要的信件，我真心认为是一种浪费，但你可能会有疑问，我到底如何判断一件事是属于不重要且不紧急，能直接忽略的？这我下面会再说明；
针对重要且紧急的马上处理，这应该也不是什么大问题；但针对不重要但紧急的事情，例如有人找你开会讨论事情，这件事对他来说紧急且重要，但对你来说重要性并不高，而这件事又会花你的时间，那你该怎么处理？我的方法是能免则免，若无法避免则速战速决，可以当面五分钟讨论完的事情，我不想花一个钟头听报告，我会focus在解决问题，让事情可以往下，而当面且找到正确的人沟通，沟通的效率就会大大提升。
这个重要-急迫矩阵我想大家都很熟悉了，大家也都会用，但我发现时间管理无效的人，最大的问题就是分不清楚事情的轻重缓急，我举个例子，有个人跟你说明天我要给老板一份报告，但有一个问题需要请你给意见，否则交不出去，请问：「这件事情对你而言应该是重要且紧急还是紧急但不重要？」，请留意，我讲的是对你而言，因为时限就是明天，但这并不是你的任务，而是别人的任务，所以对他来说是重要且紧急，但对你来说应该是不重要但紧急，你可以不花时间或者花更少的时间把事情解决，而若可以，我会尽量避免不重要但紧急的事情缠上身。
而在我的认知中，有太多的东西都是属于不重要且不紧急的，完全可以被忽略，举例来说，我邮件会设定很多规则，把一些我认为相对重要的发信人或主题留在收件箱中，而把其他的邮件归到别的目录下，这类的邮件我一般不看的，但如果有人提醒我或者问我关于那封邮件的事情，我就会判断此事是否应该要处理，如果只有一个人问，那重要性可能一般，但如果一天内有多个人提到，你就知道重要性相对较高，而那些会提醒你的人是谁呢？往往就是那些把该事项列为高重要性的人，你可以从别人的反应来协助你判断，但千万别把别人该处理的问题全部揽到自己身上来。
然后另一个迷思是，老板交代的事情永远都是重要且紧急的，我认为这是很多主管阶层的迷思，对老板交办的任务你该重视，但不该放下重要的事情去满足老板，我认为多数的老板仍然希望你把该做的事情做好，而不希望你为了满足他一时的需求而打乱整个节奏，所以 勇敢地跟老板确认重要性与deadline，如果跟你手边的任务有冲突时也不妨提出来跟老板沟通 ，就我的经验，老板仍是以大局为重的。
主导自己的行程，别让别人来决定
1.把工作时间排进行程
某次我在看一个主管的行事历，我看到他在日历上注明了周二、三下午跟周五的早上都有个会，我心里正在想：「看起来还蛮宽松的。」，这时候刚好有通电话找他，听起来对方也是要跟他敲时间，他边讲电话边看自己的行事历，最后他说：「星期四上午10点，没问题，我有空。」，下面这是最后他在行事历上的行程规划。
他挂上电话，我故意调侃他：「你每周的工作就只有这几项啊？也太幸福了吧，哈哈...」，他回答我：「当然不是啊，我还要赶老板要的报告，还有另一份业务计划书要写，还有一些例行性的工作要做啊。」，我说：「那你怎么都没有把这些工作写在你的行事历上啊？」，他说：「一般我只会写要开会的部分。」，我说：「那你的工作应该老是delay，让你非得加班熬夜才能完成吧？」，他说：「对呀，工作量真的太大了，没办法。」，我说：「不是，你刚刚其实有机会好好安排你的工作，但因为你没有把时间留下来做你该做的事情，所以你明明没有空，但你却跟别人说你周四上午有空，这不是你自己害的吗？」
其实很多人一直在complain自己的工作太多太杂，只能熬夜加班才能做的完，但其实让你真的瞎忙或者没有忙在该忙的事情上的不是别人，而是你自己， 时间管理的第一关是先判定哪些要做，第二关是哪些先做，第三关就是排入时间 ，最容易被大家忽略的就是那些日常工作，或者需要一段时间才能完成的工作，一个好的工作规划应该同时考量到每个时段你安排什么样的工作，如果老板要的报告你要花8小时才能完成，业务计划要花12小时，例行工作则是每天要花1小时，那你应该重新规划你的时间，当你把你的工作每一项都排进去后(如下图)，你就会发现时间真的满了，你根本不该答应别人周四早上的会议。
2.保留一些时间给自己
在最近两年中，为了让自己每周可以保留一些时间给自己，我会交代助理把每周二三的下午空下来，这两个时段如果有人要找我，预设的回答都是已经有安排了，但助理仍会把这件事反应给我，由我决定是否要把时间挪做他用。
保留时间是重要的，当你一整个礼拜都在开会与忙东忙西时，你会被事情推着走，没有时间好好思考沉淀，而这两个下午的时间就是我保留给自己的礼物。
3.拒绝无意义的会议
中高阶主管有很多人上班的时间都花在开会上，而且会给自己很多理由说自己应该要参加这些会议，因为你必须要给建议，必须要做主，但就是这样的想法害了自己，你总会有一堆会议需要参加，有些甚至还设定为每周开，当会议全面排开后你就发现自己的行程完全不是由自己的自由意志来决定，而是由你的部属，你的协同部门来决定，你必须要搞清楚那些会议是你真的该参加的，那些只是沦为列席，排除那些非必要的会议，偶尔缺席一些例行性的会议，你会发现你在会议中的角色并不如你自己想象的重要，其他人其实就能把会议运作的很好，你不用过多的担心。
然后，别随口答应别人要你参加的会议，你需要先问问对方，要你出席的原因是什么？如果对方也讲不清楚，那这会议不参加也罢，很多时候你听完后你会知道有其他人能代替你参加，或请对方在会议后将结论发给自己，别害怕拒绝对方的邀请，因为你要对自己的时间负责。
4.坚持高效率
关于这一点我前面也有提到，很多事情其实是不需要开会的，若只是同步信息，那发个邮件或用通讯软件说一下，要高效就是打电话或碰面谈清楚，因为大多数的会议都是一次booking一个小时以上，但讲一通电话大约只要5-10分钟就能解决了，而我也不要求每次开会都要有简报，我认为只要大家不用简报也能把事情说清楚，那我建议就不要浪费时间做简报，更高效的沟通，不要把时间浪费在无谓的事情上头。
适度的切割工作，提高行程安排的弹性
最后一点，是针对工作弹性的建议，如果你要在6/30交一份报告，而你评估后大约需要花两天的时间把报告搞定，所以你便根据我上头的建议，将行事历做成下面这个样子，安排两个整天把这份报告搞定：
这个行事历看起来没什么问题，但它接受变更的弹性是小的，这两天的工作似乎无法切割，需要一鼓作气搞定它，这时如果要在周三或周四排入一些紧急任务，你往往就没有调整弹性，除了加班大概别无他法，但如果你把时间拆成半天半天的方式，并提早进行，那你在面对临时性任务的弹性就会大了，而工作也能更有节奏的分批完成，同时为了分批，你也会先花一点时间把工作看得更仔细一点，这都是项目管理中常用的方法，你也能用在日常的工作安排上。
另外也有人常用西红柿钟等方法来管理自己的时间，我认为也都会有一定的效果在，但我认为时间管理最大的关键点有二：
第一，你必须要很清楚哪些事情对你来说很重要，那就要放进行程里，第二，你必须要捍卫自己的时间自主权，别轻易的让他人决定你的时间 ，唯有如此，你才能真正善用时间，并把事情按时做好。
