番茄工作法理论在1992年就出现了,距离今天有25年,一直在时间管理领域占有重要位置。
它的出现全赖于一个学渣、重度拖延症患者的觉醒。
番茄工作法的发明者,弗朗切斯科.齐立罗,在大学第的一年的考试落败,心情沮丧,那段时间里他学习效率低下,十分迷茫。
他说,每天我带着悲伤的心情去学校,上课,学习,然后回家,我根本不知道我在做些什么事,我只是在浪费时间而已。考试的日期眼看就要来了,而我看起来根本没法在如此短的时间内得到提高。
他认真的审视了自己,发现自己做事三心二意、难以集中精神,总是花很多时间在游戏娱乐上。
于是,他就跟自己打赌:“我能不能真正地专心学习10分钟?”。
他对自己的期待是有多无望,才定下来的10分钟?
他找到了厨房里烧菜用的计时器,给自己计时。那个计时器形状像一个番茄,这就是番茄工作法的由来。
更悲催的是, 这个打赌中他输了,连10分钟都坚持不了。
因为这样,反而激发了他的意志,他开始寻找方法,不断尝试,最后不只是成功坚持了10分钟,还发明了这个让人高效的时间管理工具,走上人生巅峰,在25年里吸粉无数。
看完了发明者的故事,我们来了解一下,到底什么是番茄工作法。
简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。此外还要有每日回顾、预估时间、控制中断等。
具体做法如下:
1.弄清完成某项任务所需的时间番茄工作法只需要一个计时器、若干纸和笔。
(1)列出活动清单。理清你要完成的任务,把它们全部记下来,尽量不要遗漏。不用考虑重要程度和优先级,也不用写具体做法,比如:
(2)挑选今日待办事项。根据你做的活动清单,挑选你认为今天要完成的任务,注意不要把活动清单里的事情,一股脑都抄到今日的待办事项里,某件事你今天不打算做,就别把它填进去。
(3)开始任务。设定番茄计时器为25分钟,开始做今日代办里的事项,这25分钟内不可以被打断,要专心投入。
不要做一半就看手机,或者跟别人说话,如果有条件,最好把手机调整静音,这段时间不接任何电话,不回任何信息。只做你眼前的这件事。
当这个番茄时间过去以后,你就马上停止工作,不管这件事有没有完成,然后,在工作表上做一个记号,比如X,表示用了一个番茄时间。
另外,25分钟为一个番茄时间,这是一个单元的时间,你可以根据自己需要,调整番茄时间,比如30分钟、40分钟。
最佳的番茄时间为20到35分钟,至多40分钟。经验表明,番茄时间以30分钟最为合适,效果最佳。
这个休息的过程,是为了让你大脑消化前面25分钟内所处理的内容,让大脑恢复活力。
休息结束后,又将倒计时调为25分钟,开始第二个番茄时间。如此操作,直到你完成了这个任务。当这个任务完成后,就将它在待办事项中划去。
(4)阶段性休息。每四个番茄时间过后,停止你的工作,进行一次较长时间的休息,大约15到30分钟。
这15到30分钟的休息时间里,你可以清理一下桌面,去散个步,喝一杯咖啡,回复电话或信息,甚至闭上眼打个盹,或者只是纯粹的发一下呆。
但是不要去做复杂的事情,不要再去回忆上个番茄时间里做的事情。
重点是让大脑放松,恢复能量,以最好的状态去应对下一个番茄时间的工作。
2.记录任务完成情况每天结束的时候,总结这一天的任务完成情况。你可以用笔记,或者电子表格、软件进行记录。
记录的内容可以根据自己的需要选择,重点是记录每个任务完成了多少个番茄数,任务完成后,获得什么成果,遇到什么问题,如何改进等。
3.估测任务时间经过一周的实践,你可以大概知道,自己做不同类型的事情时,所有的时间大概是多少。
同时,你可以将自己一天的工作量,折算成番茄数。安排任务时,对照自己的工作量和每个任务需要耗费的时间,就能心中有数、合理安排。
如下图,一个人一天可以用的番茄数是8,如果他今天的任务安排超过8个番茄,那就意味着有任务不能完成,在8个番茄之外的任务安排,是没有意义的。
这也就是为什么,很多人都说自己每天有一堆做不完的事情,原因是你对自己能达到的工作量不清楚,设置了错误的工作目标。
4.减少被打断以提高效率上面提到番茄时间内保持专注的问题。其实,被打断难以避免,打断来自外部和内部,外部就是别人有事情找你,内部是自己分心造成的。
解决内部的打扰,一个方法是向自己提问。比如,当你开始走神,然后有个念头想刷一下头条,这个时候,你可以问自己“一定要现在刷头条吗?必须要做吗?我可以等这个任务完成了以后再看。”
解决外部的打扰,对于手机,可以调成静音,等手头上任务完成了再回复。同事或同学过来找你,如果不是紧急事件,你可以礼貌的跟他说,你现在很忙,25分钟后再处理这件事,要注意表达。
另外一个方法,就是记录每件打断你的事,分析一下,是什么原因造成的,自己试着想办法减少这些打断。
比如,总有人问你新买的扫描仪怎么用,那么你可以制作一张使用说明图,贴在扫描仪附近,这样,别人一看就会用,就不会过来问你了。
在现实生活中,真正需要马上处理的紧急事件是相当少的。推迟25分钟或者两个小时(就是四个番茄时间),其实没有什么影响。
实践番茄工作法是一个长期的过程,长期体现在你要培养自己的时间观念,一旦对事情有准确的时间预判,对自己的工作量有清楚的认识,处理任务就能游刃有余了。
参考书籍:
[瑞典] 诺特伯格,《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》,人民邮电出版社
另外,发明者弗朗切斯科.齐立罗有本小册子,叫《番茄工作法》,没有在中国出版发行,有电子版
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