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如今，越来越多的朋友开始接触时间管理，喜欢上时间管理，但大多数人都有一个共同的困惑：计划好的事情总是没办法按时完成，刚进入工作状态就被各种意外事件打断，这样的状态下，我该如何保持专注，提高工作效率呢？
其实，我们可以尝试从这两个方面入手。
第一：给计划清单做“减法”，让计划清单变得可实现。
第二：营造良好时间管理氛围，减少意外事件的干扰。
先说前者，很多刚接触时间管理的朋友都以为计划清单越多越好，其实恰恰相反，过多的任务不仅不会帮到你，甚至会无形带给你许多压力，让你开始抵触工作，产生懈怠情绪。
认识的一朋友就是这样，刚升任部门的主管，事情一下子变得多起来，为了给领导留下一个好印象，也为了给员工树立一个榜样。
他的计划清单简直可以用“变态”形容，时间切分到半小时，从早晨起床到晚上睡觉前，各项工作排的满满当当。
先不说意外事件总是打破这些计划，仅仅是长期坚持高负荷的工作就令这位朋友苦不堪言。
他找我来取经，我给出的建议是给计划清单“做减法”，主动留出被打扰的时间。
同时建议他可以借助微约日历来安排自己的时间，因为这是一款结合了四象限法则和日程共享以及轻协作功能的时间管理App。
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二八原则大家并不陌生（80%的产出多来自于关键的20%），如果我说每件事的价值不等同，也一定没人反对，但现实就如那位朋友，用实际行动证明在他的眼里，每件事就是一样的，否则也不会总被意外事情牵着鼻子走。
眉毛胡子一把抓，开始工作前不把事情做个简单的分类，看见哪个就做哪个，这样的时间管理，又怎么会帮到你呢？
所以，做好自己时间管理的第一步就是学会给待办事项分类。
分类也就是大家熟知的四象限法则，只是当理论运用到实践的时候，大多数人都错把该用文字表达出来的意外事件只是在脑子里过了一遍。
（四象限法则把工作按照重要和紧急两个不同的程度化成四类，分别为：重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急，针对不同的事情我们处理的态度也不同，具体可以参照下图）
所以，想要做好时间管理，一定不好偷懒，该用文字记录的内容一定不能跳过。
明天开始工作前，抽出10分钟的时间，先把当日要做的事情加入待办清单，再用该软件自带的分类功能，用四象限法则的原理给待办事项做一次分类。
如果是紧急重要的事情就立即去处理；如果是紧急但不重要的事情就授权给下属或者其他人而那些重要不紧急的事情就需要你工作完做出详细规划；至于不重要且不紧急的事情，直接放弃即可。
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我们每个人都不是独立的存在，大多数的工作都是合作共赢的结果，当做好个人的时间管理外，想要从源头减少被打扰的概率，提高工作效率，我们还需要学会与同事协作，共同营造一个良好的时间管理氛围。
这也是我推荐微约日历的重要原因，因为在这款软件中，除了个人对四象限法则的运用外，还加入了日程共享和轻协作的功能。
我们可以将同事加为好友，这样他们就可以看到我们的计划清单，你也可以看到他们的计划。
当我们麻烦别人的时候，可以先从微约日历中看看同事在忙什么，如果自己的事情不是很紧急就等到他的空闲时间再去打扰。
同理，别人看到你在忙重要的工作，如果不是紧急的事情，他也会识趣的晚点再来联系你。
如果你并不想让同事看见你的计划，但又不想被他人打扰的话还可以将事件设置成私密。这样，别人看到的只是你在这段时间有安排，但不知道你在做什么。
最大程度上保证了你的隐私，又减少了别人打扰你的概率，但需要提醒的是，别忘了给你的日程留有空隙，留出固定的时间主动“被人打扰”，这也是我们要求计划清单不可以过多的重要原因。
当我们学会用四象限法则来制定计划清单，当大家共同努力营造出良好的时间管理氛围后，我们每个人，每个团队终将变得更加高效，更加富有创造力。
