时间管理的几个基本技能包括:合理计划,组织,自我约束,以及委托他人(将某些事情交给别人)。以下是16条小贴士:
1.记录你的日常活动
每周对你的活动做记录,持续2-3周。记录的内容包括你起床后每小时所做的一切事情,在别人身上所花的时间,无所事事的时间,休息、睡觉的时间,等等。
2.明确哪些事情是你必须做的
有些事情在适当的时候可以稍作改变。明确哪些事情是你必须做的,哪些是你处于习惯或者未能拒绝别人而在时间不够的情况下接手的。
3.列出你的任务截止日期
列一个清单,写出你必须完成的任务和截止时间。将其按照本日/本周/长期目标划分,一目了然。
4. 别忘了私事和社交活动
你要规划的活动不仅仅局限于工作,也得包括自己的私事和社交活动,这样你的安排就能覆盖到你所有的需求。
5.管理你的目标
目标的管理有两个标准:紧要性和重要性
a)必须今天(或明天)完成
b) 必须在某天完成(设定一个时间)
c) 可以拖延若干天
d) 可以找别人完成
从最重要和最紧要的任务入手
6. 委托他人
当你把某项事务委托给他人的时候,你首先要挑选一件事务及能够胜任的人选,以及了解你需要预先告诉他什么信息。但是你们通常要共同承担责任,并且你要做好心理准备,别人做这件事情的方式可能与你不同。
7. 明确你的优先事务
找到那些截止日期临近的事务,这些应当首先完成。
8. 整理你的清单
列一个清单写出你认为没有必要做的事情,然后就不要去做这些事情了!
9. 专注
每一次只专注于一个目标。否则,如果你在做一件事情的时候还在想着之后要做的其他事情(比如明天、本周、下个月、下半辈子的事情),你很有可能会厌倦手头工作,心情沮丧。这就好比你每次吃饭的时候都在想着你下半辈子每顿饭吃什么!不厌倦才怪呢!
10.工作的环境
创造一个适合自己的工作环境。
11. 现实一点
确定你的目标是现实的,不要好高骛远。
12. 准备应对突发状况
在你的日程计划里加入突发情况(比如电脑故障),在你的计划表里留出可以灵活支配的时间。
13. 提高自己的积极性
如果你要做的工作比较没劲,千万别因此而垂头丧气,应该积极一点:想想你完成工作时候的满足感和自由感,想想你可以控制自己的情绪! 不要小看了一些没劲的活儿(比如打扫房间等)。如果你忽视它们,它们倒可能像一座大山横在你的面前!
14.学会说“不”
面对不必要的活动、要求,学会向试图占用你时间的人说“不” (当然了,急需帮助的人例外)。关掉电话,锁上门,以避免别人不必要的打扰。
15.发挥你的潜能
让你的生物钟来指导你:找出你一天中最活跃、效率最高的时间。
16. 妥协
在某些日子,你可能效率不高,这时应该原谅自己。正常来说,过几天你又会恢复到高效的状态!