“效率不高”就一定是时间管理的问题吗?(附解决办法)

作者:卓越同行网 2017-08-28阅读:3507次

场景一:

上午计划完成一份名片的设计稿件,坐在电脑前打开设计软件,寻找着名片设计的相关素材,可是突然想起来,有另一个设计任务还待完成,随着迅速切换素材库,开始着手另一个设计任务的准备。

场景二:

坐在电脑前正在专注着完成一项工作,突然听到手机微信信息提示音响起,随手拿起查看是什么样的信息,待看完信息后并未放下手机,又随手浏览起了朋友圈,在看的过程中发现一些好的文章又点了进去,当突然发现自己原定的工作未完成时,从开始查看手机到停下已经过去了近一个小时。

场景三:

在单位,无论正在做什么工作,有意无意总想拿起口袋或桌上的手机,查看是否有人给自己留言,刷刷朋友圈是否有新的动态,点个赞,发发评论。

“效率不高”就一定是时间管理的问题吗?(附解决办法)

这样的场景,相信在许多人的日常工作或生活中都再现过,这意味着你已经无法专心完成一件工作,你的工作总在无意识中被打断,这就是我们所称的“专注力”

“专注力”对我们究竟有怎么样的影响?

如果作为家长对专注力一定不陌生,因为当孩子成绩下滑的时候,老师总是告诉你孩子专注力不好,课堂上总是开小差。

对于成年人或职场人士,专注力差的直接影响就是我们的工作效率在逐步变得越来越低,计划的工作总是容易被计划外的因素所打乱,甚至会出现记忆力变差注意力难以集中、更有甚者情绪变得焦虑

“效率不高”就一定是时间管理的问题吗?(附解决办法)

这也使职场“加班”现象越来越严重,而加班的一个主因就是工作时间专注力差,效率低,因为专注力差,效率低,加班成为了唯一的选择。

当你的企业频繁出现加班,如果并非是近期工作量的原因,那一定是出现效率的问题,所以加班对企业而言并非员工工作有多么认为,那有可能是临时抱佛脚。

很多时候我们都在说效率低是因为时间管理的问题,相信看了上面的文章之后,你会幡然醒悟,专注力不高,做再多的时间管理培训都是浪费时间。

那么作为职场人我们应该如何提升自己的专注力呢?在知乎上看到网友推荐的How To Concentrate Like Einstein》这本书,译文:如何像爱因思坦一样集中注意力,我觉得里面的专注力训练方法对我们来说还是比较有效的,同时也添加了一些自己的看法。

一、在压力和焦虑的下如何恢复专注

压力、焦虑、担忧和各种负面情绪会直接影响人的专注能力,所以书中提到用一种「呼吸法」,来帮助内心平静。这种方法也有助于冥想。这个呼吸法总共耗时 15 秒,分 4 个阶段:

吸气 4 秒

很自然地深吸一口气,不用太急,感受到自己的腹部慢慢鼓起,你可以先试几次适应一下。然后呢,再吸气的时候,当你认为已经吸满了之后,再试着多吸一些。为了多吸这些空气,你的呼吸会利用到胸腔的容量。这样一次饱满的呼吸,会按摩到你的太阳神经丛,从而舒缓焦虑。

屏气 3 秒

嗯,就是屏气 3 秒而已,不用更长时间。

呼气 6 秒

自然地、舒缓地呼气,不需要过急。如果你觉得爽,你可以同时发出 "hummm" 的声音( 用鼻不用嘴,整个呼吸过程,嘴都应是闭着的 )。

休息、调整一会儿 2 - 10 秒

感受一下肺部放空,没有呼吸压力的状态。当你觉得需要再吸气的时候,回到第 1 阶段。

由此循环往复,直到内心平静一些。你也可以早上起床和晚上睡前各做 5 分钟,长期以往有助于改善你的呼吸习惯。

二、设定时间管理目标并养成习惯

专注力,其实是一个跟时间比赛的游戏。为了赢这个游戏,学会掌握时间是很有必要的。下面有 3 个方法,有助于你更好的管好时间及专注力:

1、设定固定的工作 / 学习时段,并死守它,养成习惯

比如:晚上 8 - 10 点,就是固定的学习 / 创作时间,不出意外,雷打不动。一旦养成习惯,就会减少进入状态的时间。潜意识也会意识到,嗯,又到了要专注的时段。

2、开始工作 / 学习之前,给自己设定具体目标

这是一个非常重要且不能省略的步骤,这个步骤的意义在于,让你明确的意识到,这段时间,你是为了专注于解决这个目标而来的。你可以通过问自己 2 个问题来确定这个目标:

我这段工作 / 学习时间要做到 / 获得什么?

越具体越好。比如,「我想了解这个作者」确实是一个目标,但不如「我想了解这个作者的生平和主要著作」。

我需要多长时间完成它?

请记住:

The more time we HAVE,

the more time we TAKE.

又好又快是可以做到的,而实际上,你并不需要,也没有那么多时间。你要给自己定下时间目标,并视为挑战。

3、规律的休息

一般来说,休息 4 - 5 分钟就够了。脑力上的专注,最好控制在 90 分钟以内。但每隔 45 分钟休息一次,是最好的选择。

三、通过改善环境提高专注力

上一条讲的是「时间」,这一条讲的是「空间」好的工作 / 学习环境对专注和创造是有其影响力的。你可以通过下面这个 3 个方面来改善环境:

一个不受打扰的环境

如果你有自己的办公室,请关上门,在训练期间请避免被外部因素打扰,这样有助于你快速进入专注的状态;

一把好椅子

坐着不舒服的椅子,当然是不行的。但是太舒服的椅子,也会让人容易想睡觉。

整洁有序的工作环境

把不同的东西,放在它们合适,且固定的地方。这样的话,当你需要的时候,你立马就能去那个地方把它找出来。最大程度的降低你分心的时间,立刻回到着手的事务当中。如果你随处安放,你需要的时候,要分心去寻找,不仅耗费时间,还会增加你重新专注的行为成本;更有甚者,当你找不到东西而产生小情绪,就更难再专注回来。

四、避免干扰

告诉相关的人你没空,明确不受打扰时间,让他们不要来打扰;

杜绝背景声音,不要听歌,包括轻音乐

从社交网络中离线,关闭提醒,手机静音甚至关机

这里我特别提一下我个人对手机及微信的使用,供参考:

  • 工作学习状态一定静音

  • 微信通知在系统设置中全部关掉,只保留小圆点提示

  • 关掉一切不必要的 App 通知,避免不必要的干扰

  • 将手机屏幕向下翻转,放置在离视线较远的地方;

五、神游时怎样回到专注

走神最要命的是,有时候你并没有意识到你走神了。而唯一搭救的方法就是,每当你意识到你走神了,就要立马中断走神,回到专注。就像冥想一样,把注意力集中在呼吸上,一旦意识到胡思乱想,便重新把注意力再集中到呼吸上。坚持这么做,时间长了,走神率会逐渐下降。

以上几点也许你会说,这些我都知道,其实重要的不在于你是否知道,而是你是否已经这样去做了,行动的巨人需要战胜思想的巨人,这才是我写这篇文章的初衷,如果你觉得文章的内容对你有帮助,分享出去,让更多的人参与改变。