巧用“四象限法则”,化繁为简,让管理变得井然有序

作者:思维洞悉 2017-12-08阅读:4983次

努力并不等于高效,我们身边有些人终日忙忙忙碌碌,但似乎也没什么成效;有的人井井有条,即使工作繁重也气定神闲,并且还能取得不错的成绩。我们怎样才能成为一个真正有效率,而不是仅仅很“努力”的人呢?

时间管理领域最常用的莫过于史蒂芬•科维的“四象限法则”,他用“重要”和“紧急”两个维度把事情分为四类重要且紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。

巧用“四象限法则”,化繁为简,让管理变得井然有序

如果一个人整天都在做不重要也不紧急的事,那他的人生终将碌碌无为。如果总是在做不重要而很紧急的事,虽然看起来很忙,但是没有什么成效,对于这类事,要想办法委托给别人做或者尽量少做。

如果重要而又紧急的事做得太多,压力就会倍增,难逃“忙中出错”。重要但不紧急的事,比如学习、战略规划、培养下属成长,如果长期不顾不管,它们慢慢就会变成重要而紧急的事。

为什么很多人虽然懂了时间管理的道理,却依旧无法管理好自己的时间呢?

因为尽管知道重要不紧急的事需要做,但总是无法集中注意力。比如我给自己留出完整的两个小时做某项计划,但总是定不下心来,不是想着下午有个重要的谈判,就是想着晚上还要讲课,这些都是紧急的工作。结果心里烦躁,也没办法安心准备那个计划。

很不幸,这就是现在很多人生活和工作的状态——心不在焉。孟子曰:“学问之道无他,求其放心而已矣。”所谓放心,即找回失去的本心,放在专注的事情上,这就是学问之道。做事同样需要如此,尽管下午有一个严肃的谈判,晚上还有一堂重要的课,但也不影响我把当下的工作做好。

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怎么样才能避免拖延呢?那就是立刻行动。

当一件事情即将付诸行动,其实你已经完成了对大量可选方案的筛选,有了基本的方向。但你不要急于行动,可以留出一些时间做一个头脑风暴,它会有助于你做出最终的科学决策。这个暂缓的行动非常必要。怎么做头脑风暴呢?当你启动大脑去思考某个问题时,你可以把所有的想法都罗列出来,再对罗列的想法进行分析筛选。

头脑风暴有几个关键的技巧:不要判断,不要质疑,不要评估,不要批判。一个想法冒出来,就把它写下来,你有一招,其他人还有别的招,大家凑在一起,每个人都可以畅所欲言地谈自己的想法。如果能够各抒己见、集思广益,我们就可以获得大量的思路和想法。在这个过程中,千万不要过早地进入讨论和批评,这会使得头脑风暴的效果减弱。有时候开会的效率很低,就是因为有人刚刚提出一个想法,另一个人就说“你那个不行”或者“需要很多钱”“条件还不成熟”,等等,一旦出现了争论,其他人就没有动力再提供更多的想法了。

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所以,效率最高的方法就是罗列,有想法就罗列出来,罗列的数量越多,就越能减少思维的盲区。最后,再组织分析这些想法,从中找出一个你认为最合适的来实施。

“完成,好过完美”,追求完美,结局往往更不完美,只是在完不成时给自己的心里安慰罢了。所以,努力去完成吧,拜托拖延症,用完成来证明你的成绩。